馮  靜

   建立健全工作臺賬是公司建設“規(guī)范管理年、業(yè)務提升年”的抓手之一，是統(tǒng)一工作水準、堅持統(tǒng)一尺度、保證管理質(zhì)量的重要舉措，也是公司體系文件對每一個管理者做好本職工作、實現(xiàn)工作目標的內(nèi)在要求。去年我對建立臺賬的認識并不到位，沒有真正重視臺賬，臺賬的設置根本不合理，有的只是為了應付領導檢查而設置的，結果不但沒有從這些臺賬中得到“好處”，反而受其所累。近一年建立臺賬的實踐效果告訴我，臺賬對于我們提升管理能力和水平至關重要，它就好似一道“緊箍咒”，事事、時時都要作詳細的記錄，都得按體系文件辦理，不得敷衍馬虎，更不可隨心所欲。

   臺賬是提升自我管理的強力推手。規(guī)范建立一套臺賬，會讓我們在不知不覺中培養(yǎng)耐力、恒心和約束力，養(yǎng)成規(guī)范管理、精細化管理、標準化管理的良好習慣和態(tài)度，激發(fā)積極向上的工作熱情，追求高效的工作效率。我有一段時間經(jīng)常致函，打印函件和信封、郵寄、記臺賬，同樣的工作在重復了好多次之后就會產(chǎn)生倦怠情緒，工作熱情不飽滿。當我看到之前記得密密麻麻的臺賬時，就像有人在告誡我，之前那么多次都記了，還差這次嗎？如果就是你沒記的這名船員來上訪的話，因為你工作馬虎拿不出證據(jù)怎么辦？我始終如一地按規(guī)范要求記載每一項臺賬，自然而然地我就養(yǎng)成了嚴謹認真、自動自發(fā)的行為規(guī)范。

   臺賬是規(guī)范管理工作的有力幫手。建立完善的臺賬是部門管理工作規(guī)范化、精細化的前提，它是一本“備忘錄”，因為我們的大腦隨著時間的流逝、人事的更替，有好多的事情和工作可能就會模糊不清，此時，查閱一下臺賬就可以解決了。它還是部門工作進展的督查表，只要查閱臺賬就可以隨時了解目前工作是否按計劃進行，是否碰到難題，如此便可發(fā)現(xiàn)問題，把握細節(jié)，以便查漏補缺、集中攻堅、督促落實。例如，有一次領導突然打電話問我田剛船員究竟是什么情況，問得很著急，我憑著印象說了一些，但是具體到數(shù)字我記不清了，比如什么時間致函，什么時間電話聯(lián)系的等等。我就立刻打開非正常船員跟蹤管理記載表，將該船員產(chǎn)生非正常原因和我們跟蹤處理的來龍去脈說得清清楚楚，領導聽了很滿意。

    臺賬是提升工作質(zhì)量的得力助手。 部門的各項臺賬記錄、計劃方案等反映各項工作的進展過程，可以探尋發(fā)展的規(guī)律，找出問題的癥結。比如我們部門的非正常船員跟蹤管理，自從有了臺賬，我們不再是想到問題拍腦袋、遇到問題講應變、解決問題看即興，我們有專門的非正常船員動態(tài)跟蹤管理臺賬，它記錄著跟蹤管理非正常船員的每一個環(huán)節(jié)和細節(jié)，我們對聯(lián)系的次數(shù)、聯(lián)系的內(nèi)容及間隔期限都作了詳細的記載，每名非正常船員的跟蹤管理都做到有據(jù)可查，保證了非正常船員管理的可控性。

    臺賬是提高工作效率的給力能手。臺賬大都根據(jù)工作流程建立，通過臺賬中記錄的工作進展情況、部門工作管理動態(tài)，可以不斷完善各項工作機制，強化監(jiān)督檢查措施，有效提高部門工作效率，增強員工積極性和主動性，激發(fā)員工完成具體工作、解決實際問題、創(chuàng)新工作方法的熱情。例如，我們對工作中的典型案例進行數(shù)據(jù)分析時，可以隨時翻閱臺賬，從臺賬中尋找規(guī)律，提升創(chuàng)新效果，對工作不到位的環(huán)節(jié)進行收集整理，既幫助我們制訂有針對性的糾偏方案，又幫助我們剖析典型案例，避免重走彎路，大大提高了工作效率。

    我覺得做好臺賬管理工作，首先要為每一個崗位制定科學、具體、精細的崗位說明書，明確每一崗位的職務名稱、任職條件、工作項目、工作依據(jù)、工作權限、工作標準、工作責任等內(nèi)容，將每一個崗位的工作任務和責任細化，并盡可能做到量化。其次是注重各種資料的日常積累整理，資料積累是反映臺賬是否全面的一面“鏡子”，是一個部門工作的縮影，工作干與沒干，干多干少，干好干壞，全部體現(xiàn)在臺賬的記錄過程中。因為臺賬注重的就是工作過程的寫實和記錄，為工作開展提供印證，從而使硬性工作更加規(guī)范化、標準化，軟性工作做到細化、量化。再次要細化各項制度，明確各崗位具體的操作程序，明確各崗位之間的工作程序，以確保環(huán)環(huán)相扣，各崗位相互配合，相互促進，共同發(fā)揮作用，形成一整套具有操作性的臺賬管理辦法。最后就是當崗位發(fā)生變化時，應借鑒他人的經(jīng)驗和做法，不斷創(chuàng)新和完善。

   說了那么多，就是想讓大家對工作臺賬有一個更新、更深的認識，臺賬不只是讓別人看的，更是給自己用的，一句話 “小臺賬，大作用”。